Jednostki samorządu terytorialnego często potrzebują faktury z podziałem na nabywcę i odbiorcę. Na przykład nabywcą jest gmina z numerem NIP, a odbiorcą podległa jednostka, jak szkoła czy przedszkole. Panel nie wystawia takich faktur samodzielnie, dlatego każdą proformę wystawioną przez system zgłaszasz do BOK, a my wystawiamy fakturę spełniającą wymagania Twojej jednostki. W tym artykule pokazujemy, jak to zrobić krok po kroku.
Nabywca i odbiorca, o co chodzi
- Nabywca: podmiot, który widnieje na fakturze jako kupujący, zwykle gmina lub miasto. To po jego stronie jest numer NIP.
- Odbiorca: jednostka, która faktycznie korzysta z usługi i odbiera fakturę, np. szkoła podległa gminie.
Przy zwykłej firmie nabywca i odbiorca to ten sam podmiot. U jednostek budżetowych bywają różne i faktura musi pokazywać oba.
Ustaw dane rozliczeniowe w panelu
Podstawowe dane do faktury ustawiasz samodzielnie w sekcji Twoje Dane.
- Zaloguj się do panel.jdm.pl i wejdź w Twoje Dane.
- Wybierz zakładkę Firma.
- Uzupełnij pola: Nazwa firmy, Numer NIP, Ulica, Kod pocztowy, Miasto, Kraj, oraz dane kontaktowe.
- Zapisz zmiany.
Sekcja Twoje Dane pozwala wpisać jeden zestaw danych do faktury. To on trafia na fakturę jako nabywca. Osobnych pól na nabywcę i odbiorcę tu nie ma.
Jak otrzymać fakturę dla JST: zgłoś proformę do BOK
System rozliczeniowy wystawia proformę automatycznie, na 14 dni przed końcem opłaconego okresu. Aktualnie nie ma możliwości wystawienia faktury dla jednostki budżetowej wprost z panelu, dlatego każdą proformę zgłaszasz do Biura Obsługi Klienta, a my wystawiamy na jej podstawie fakturę zgodną z wymaganiami Twojej jednostki.
- Poczekaj na proformę od systemu. Znajdziesz ją w menu Faktury Proforma w panelu, dostaniesz ją też mailem. Szczegóły: Faktury proforma i płatności online.
- Wejdź w Zgłoszenia (BOK).
- W polu Temat wpisz na przykład „Faktura dla jednostki budżetowej do proformy nr ...".
- W polu Treść podaj:
- numer proformy, której dotyczy zgłoszenie,
- dane nabywcy: nazwa, adres, NIP,
- dane odbiorcy: nazwa, adres,
- inne wymagania Twojej jednostki, na przykład dodatkowe oznaczenia albo termin płatności.
- Kliknij Wyślij zgłoszenie.
Po zgłoszeniu wystawiamy fakturę na podane dane i przesyłamy ją do Ciebie. Fakturę opłacasz przelewem na rachunek wskazany w dokumencie.
Zgłoszenie dotyczy jednej, konkretnej proformy. Przy kolejnym okresie rozliczeniowym system wystawi nową proformę i trzeba ją zgłosić ponownie. W treści możesz wkleić te same dane co poprzednio.
Najczęstsze problemy
Czy dane raz zgłoszone obejmą kolejne faktury? Nie. Obecnie każdą proformę wystawioną przez system trzeba zgłosić do BOK osobno. Wystarczy podać numer nowej proformy i powtórzyć dane nabywcy oraz odbiorcy.
Zmienił się odbiorca (np. inna szkoła). Po prostu podaj aktualne dane odbiorcy w zgłoszeniu do najbliższej proformy.
Potrzebuję korekty już wystawionej faktury. Poproś o korektę przez Zgłoszenia (BOK), podając numer faktury i dane, które mają się na niej znaleźć.